CENTRALNY REJESTR UMÓW (CRU) – USTALENIE WARTOŚCI UMOWY

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) w Centralnym Rejestrze Umów - dalej „CRU” zamieszczane są informacje o umowach, które spełniają łącznie następujące warunki:

• stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.13);

• została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Jak stanowi ust. 7 powyższego artykułu, w CRU udostępnia się i aktualizuje następujące informacje o umowie:

1. numer umowy - o ile taki numer nadano;

2. datę zawarcia umowy;

3. okres, na jaki umowa została zawarta;

4. oznaczenie stron umowy;

5. wskazanie przedmiotu umowy;

6. wartość umowy;

7. wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3;

8. status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy;

9. podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji - w przypadku, o którym mowa w ust. 8;

10. podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1-9, o ile dokonano takiej aktualizacji.

Jednym z elementów, które obligatoryjnie umieszcza się w CRU jest wartość umowy. Element ten, choć wydawać by się mogło, że jest prosty w realizacji, w praktyce jednak sprawia wiele wątpliwości i problemów interpretacyjnych.

W kontekście powyższego trzeba pamiętać o zapisach rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz. U.  poz. 440), które określają m.in. szczegółowy sposób określania wartości umowy, o której mowa w art. 34a ust. 7 pkt 6 ustawy o finansach publicznych.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, wartość umowy stanowi całkowita jej wartość określona w umowie, a w przypadku gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony – wartość określona w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy (ust. 1).

Z kolei, jeżeli wartość umowy nie została określona w umowie, wartość tę stanowi łączna wysokość środków, które jednostka sektora finansów publicznych zamierza przeznaczyć na realizację umowy, a w przypadku umowy zawartej na czas nieoznaczony – wysokość środków, które zamierza przeznaczyć na realizację umowy przez okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania (ust. 2).

Jednocześnie wysokość środków faktycznie wydatkowanych na realizację umowy pozostaje bez wpływu na określenie wartości umowy w sposób, o którym mowa w ust. 1 i 2 (ust. 3).

Ponadto, rozporządzenie w ust. 4 tego paragrafu wskazuje, że przy określeniu wartości umowy:

1. uwzględnia się wartość opcji oraz wznowień;

2. nie uwzględnia się podatku od towarów i usług.

Uwzględniając powyższe regulacje rozporządzenia należy zwrócić uwagę na poniższe przykładowe przypadki:

• określenie w umowie jedynie stawek jednostkowych usługi (np. usługi serwisowe, sukcesywna dostawa artykułów biurowych, spożywczych, badania profilaktyczne medycyny pracy) – zastosowanie wprost znajdzie § 2 ust. 2 rozporządzenia;

• rozbieżność w zakresie pierwotnej wartości umowy ujętej w CRU (również szacunkowej w myśl § 2 ust. 2 rozporządzenia), a faktyczną wartością wykonania umowy – pierwotna wartość umowy nie podlega modyfikacji w CRU;

• naliczenie kar umownych w związku z realizacją umowy – w CRU umieszczana jest jedynie pierwotna wartość umowy, a kary umowne nie zwiększają tej wartości;

• uwzględnienie kosztów mediów przy wynajmie lokalu – wartość kosztów mediów powinna być oszacowana w myśl § 2 ust. 2 rozporządzenia oraz ujęta razem z wartością czynszu;

• określenie w umowie wynagrodzenia w formie procentowej (udziału) od przychodu (np. w związku ze sprzedażą biletów przez instytucję kultury) – wartość umowy powinna zostać określona jako łączna wysokość środków, które jednostka sektora finansów publicznych zamierza przeznaczyć na realizację umowy (szacunkowo);

• uwzględnienie w wartości umowy zlecenia z osobą fizyczną na realizację usług kosztu składek ZUS i podatku – wartością umowy umieszczaną w CRU jest wartość brutto umowy zlecenia (wysokość wynagrodzenia umownego brutto, które zawiera już w sobie koszty składek i podatku płaconego przez płatnika).

---

Zainteresował Cię ten temat, masz wątpliwości lub pytania, a może potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Zapraszamy do kontaktu - Grzegorz Drozd, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Drozd & Pięta.