PROWADZENIE KONSULTACJI SPOŁECZNYCH „PO GODZINACH PRACY”

Wśród wielu wymogów prawnych prowadzenia konsultacji społecznych projektów aktów planowania przestrzennego znajduje się obowiązek przeprowadzania wybranych form konsultacji społecznych „po godzinach pracy”. Zgodnie z art. 8h ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1130), dalej „u.p.z.p.”, sposoby, miejsca i terminy prowadzenia konsultacji społecznych ustala się w sposób zapewniający udział możliwie szerokiego grona interesariuszy, w szczególności organizując konsultacje społeczne w formach, o których mowa w art. 8i ust. 1 pkt 2, 3 i 5 po godzinach pracy. Obowiązek ten dotyczy zatem takich form konsultacji społecznych jak:

1. spotkania otwarte, panele eksperckie lub warsztaty, poprzedzone prezentacją projektu aktu planowania przestrzennego;

2. spotkania plenerowe lub spacery studyjne, zorganizowane na obszarze objętym aktem planowania przestrzennego, a także

3. wywiady, prowadzenie punktu konsultacyjnego lub dyżury projektanta.

Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym nie zawiera żadnych regulacji, które mogłyby pomóc zinterpretować zwrot „po godzinach pracy”. Można mieć wątpliwości czy chodzi tu o godziny pracy urzędu, obsługującego organ sporządzający akt planowania przestrzennego czy może dotyczy to „uśrednionych” godzin pracy uczestników konsultacji społecznych.

W materiałach edukacyjnych znajdujących się na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii możemy znaleźć sugestię, że poszukując znaczenia zwrotu „po godzinach pracy”, należy odnieść się do treści art. 253 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Warto zatem przytoczyć treść wskazanego przepisu, który dotyczy przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez organy jednostek samorządu terytorialnego (JST): Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy.

Analiza wystąpień pokontrolnych większości wojewodów kontrolujących prawidłowość organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków kierowanych do organów JST prowadzi do wniosku, że zwrot „po godzinach pracy” należy odnieść do godzin pracy danego urzędu, obsługującego dany organ JST. Na przykład, jeśli w danym dniu urząd gminy (miasta) pracuje do godz. 15:00, to przeprowadzanie czynności „po godzinach pracy” zaczynam się właśnie od godz. 15:00. Podobnie, jeśli urząd przyjmuje obywateli w danym dniu do godz. 18:00, to okres „po godzinach pracy” zaczyna się dopiero po godz. 18:00.

Na kwestię przeprowadzania wybranych form konsultacji społecznych po godzinach pracy zwrócił uwagę m.in. Wojewoda Warmińsko-Mazurski w rozstrzygnięciu nadzorczym z dnia 31 grudnia 2024 r. (PN.4131.389.2024). Organ nadzoru uznał, że przeprowadzenie jednej z formy konsultacji, tj. dyżuru projektanta w godzinach pracy urzędu stanowi istotne naruszenie zasad sporządzenia planu, skutkujące koniecznością wyeliminowania z obrotu prawnego uchwały w całości. Podobne stanowisko przyjął Wojewoda Lubelski w akcie nadzoru z dnia 10 kwietnia 2025 r. (IF-II.4131.22.2025), w którym stwierdził, że spotkanie otwarte wraz z prezentacją projektu planu, które zostało zorganizowane 5 grudnia 2024 r. o godz. 15:30, tj. w godzinach pracy urzędu, należy zakwalifikować jako istotne naruszenie trybu sporządzenia planu.

Z kolei, Wojewoda Mazowiecki, w rozstrzygnięciu nadzorczym z dnia 29 kwietnia 2025 r. (WP-I.4131.81.2025), stwierdził nieważność planu miejscowego w całości ze względu na przeprowadzenie trzech form konsultacji społecznych – spotkania otwartego, prowadzenia punktu konsultacyjnego i dyżuru projektanta w godzinach pracy urzędu gminy. Zgodnie ogłoszeniem o rozpoczęciu konsultacji społecznych, miały się one odbyć w formie spotkania otwartego w dniu 3 marca 2025 r. (poniedziałek) o godz. 16:00, a także w formie punktu konsultacyjnego i dyżuru projektanta w siedzibie urzędu również w dniu 3 marca 2025 r. (poniedziałek) w godzinach od 15:30 do 18:00. Powyższe dni i godziny przeprowadzenia konsultacji społecznych potwierdził raport podsumowujący przebieg konsultacji społecznych. Wojewoda zauważył, że w dniu 3 marca 2025 r., jak w każdy poniedziałek, urząd gminy był otwarty w godzinach od 10:00 do 18:00. W konsekwencji, organ nadzoru przyjął, że wszystkie wymienione formy konsultacji społecznych zostały przeprowadzone w godzinach pracy urzędu.

Wojewoda Mazowiecki wskazał w uzasadnieniu aktu nadzoru:

Tym samym doszło do istotnego ograniczenia współuczestnictwa zbiorowości lokalnej oraz innych jednostek zainteresowanych zamierzeniami planistycznymi na obszarze gminy, z uwagi na brak możliwości udziału w spotkaniu otwartym, punkcie konsultacyjnym, jak i dyżurze projektanta po godzinach pracy. Niedochowanie powyższego sposobu prowadzenia konsultacji społecznych zapewniającego udział możliwie szerokiego grona interesariuszy, wprost wpływa na ograniczenie uprawnień osób trzecich i może wywoływać konflikt interesów różnych grup właścicieli, podmiotów gospodarczych, a także zwykłych mieszkańców, będących odbiorcami owej wspólnej przestrzeni. Brak zachowania opisanego powyżej sposobu przeprowadzenia konsultacji społecznych w formie spotkania otwartego i dyżuru projektanta po godzinach pracy, ogranicza w poważnym stopniu zasadę partycypacji publicznej w ważnych dla społeczności lokalnej sprawach związanych z właściwym kształtowaniem ładu przestrzennego, jak i ochroną krajobrazu.

Analiza powyższego aktu nadzoru wskazuje na legalistyczne, może nawet restrykcyjne podejście organu nadzoru do przepisów o partycypacji społecznej w planowaniu przestrzennym. Stanowisko Wojewody Mazowieckiego może budzić wątpliwości w świetle wykładni celowościowej przepisów o konsultacjach społecznych. W analizowanym przypadku dyżury projektanta czy spotkanie otwarte zorganizowane w godzinach 16:00 – 18:00 w poniedziałek (kiedy wyjątkowo urząd jest czynny do godz. 18:00) stanowi istotne naruszenie trybu sporządzania aktu planistycznego. Warto zauważyć, że urząd ten w pozostałe dni tygodnia jest otwarty do godz. 15:30, co oznacza, że przeprowadzenia ww. form konsultacji społecznych od wtorku do piątku w godzinach 16:00 – 18:00 stanowiłoby realizację obowiązku przeprowadzania tych konsultacji „po godzinach pracy”. Tym samym, w poniedziałek spotkanie otwarte w godzinach 16:00 – 18:00 „ogranicza w poważnym stopniu zasadę partycypacji publicznej w ważnych dla społeczności lokalnej sprawach”, a we wtorek czy czwartek już nie … ?

---

Zainteresował Cię ten temat, masz wątpliwości lub pytania, a może potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Zapraszamy do kontaktu - Sebastian Pięta, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Drozd & Pięta.